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7月20日《電子証拠管理と雇用リスクのバランスと選択》開催のご報告
2021年7月20日（火）、中智日本企業倶楽部智櫻会『電子証拠管理と雇用リスクのバランスと選択』会員交流会を上海市内の会場にて成功裏に開催しました。
今回の交流会には、清水建設、ツムラ製薬、キヤノン（中国）上海、ナ・デックス、富士通将軍、三井繊維物資貿易、ミズノ、ダイキン、サクラクレパス、RGF、イオントップバリュ、いすゞ自動車工程柴油機、中村精密、ヤンマー発動機、ＩＡＩ商貿、一実貿易、川田機械、日本航空、ブラザー機械、コニカミノルタ、伯東、王子製紙管理、トッパン、科友貿易、藹司蒂電工材料、住友電工、象印家用電器、横河測量技術、日立（中国）上海、AGC等の企業から約50名の人事及び管理部門責任者の皆様にご参加いただきました。
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交流会の開催に先立ち、中智日本企業倶楽部智櫻会シニア諮詢顧問の邹莉から会員の皆様に対し、今回の交流会の趣旨について説明しました。情報化時代が急速に発展し、現代化建設が加速するのにともない、便利で早い電子政務の推進が、企業に新たな生命力と活力を与えています。人的資源管理においても、ますます多くの企業がペーパーレス化を提唱するようになり、私たちの業務はより効率的に、様々な手続きが便利になってきています。しかし、どのようにしてこれら電子情報の真実有効性を担保し、どのようにして保存すればよいのか等の課題に直面しています。今回の交流会では、電子証拠収集のリスク分析から、その対応策を提案することで、日常業務における課題について、電子証拠収集の問題に対する認識を高め、電子証拠収集システムの構築及び改善することで、将来の事業の順調な発展を確保します。
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今回の交流会は、中智日本企業倶楽部特約講師の李偉先生が講師を務めました。
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最初に李先生は、人社部が公布した『電子労働契約締結ガイドライン』の通知について紹介しました。疫病が流行する背景下において、『電子署名法』等の法律が公布され、政府は使用者と労働者が政府の公表した労働契約の模範文を用いで電子労働契約を締結することを奨励していると述べました。そして、そのプラットフォームは効果的な現代情報技術を通じて労働契約の締結、検索、保存、アプリ等のサービスを提供し、身分認証、電子署名、意思確認、データセキュリティ保護等の機能を備え、電子労働契約情報の締結、生成、送信、保存等の合法性を確保し、真実性、完全性、正確性、改ざん防止及び追跡可能性等の要求を満たす必要があると指摘しました。
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続いて、李先生は証拠とその「三性」について説明しました。収集した証拠を訴訟で証拠とするための重要なポイントは、証明する事件における事実資料の客観性、合法性、関連性のうち一つでも欠けてはならないと述べました。制度の概要について説明した後、李先生は民事訴訟の新しい証拠規定と『民法典』の電子証拠に関する規定について解説しました。その中で、皆さんの関心が高い電子証拠の真実性について、操作上のポイントを紹介し、電子データの処理方法についてアドバイスしました。例えば、従業員が会社にメールボックスの管理者は会社であり、従業員自身ではないと主張した場合、その挙証責任は会社にあると指摘し、電子データを保存、送信、抽出する際に、主体が適切かどうか明確にする必要があると述べました。
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その後、李先生は従業員関係管理によく用いられる電子資料の効力や証拠保存のテクニック、さらに電子入社資料、電子勤怠記録、業務手配時の電子メールの効力及び保存状況について解説しました。ほとんどの電子記録はExcelでアウトプットされるが、いったん労働者が否認すれば、裁判時に当該部分の資料に疑義が生じ、証拠として採用されるのが難しくなると述べ、この点、HRは日常業務における標準化された紙による管理を行う際に注意が必要であると指摘しました。
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最後に、李先生はインターネット時代における個人情報の取り扱いと従業員のセルフメディア上での言動の管理について説明しました。この中で、従業員の個人情報について、従業員の合法的な権益を侵害しない事が基本であり、きちんとした取り扱いルールを公表しておく必要があると指摘しました。もちろん、従業員の言動は会社や他人の合法的な権益を侵害してはならないことが原則であると付け加えました。
三時間を超える交流を通じて、会員の皆様は電子証拠の管理について、より理解を深めることができました。交流会の終了後も、引き続き皆様は会社の悩みについて李先生と交流していました。
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中智日本企業倶楽部智櫻会は、会員の皆様のニーズにマッチしたサービス内容を提供し、専門な知識ときめ細やかなサービスで皆様の多忙な業務をサポート致します。皆さまからの貴重なご意見、アドバイスをお待ちしております。今後とも、皆様のご支持とご参加をお待ちしております。どのような形であれ、私たちはずっと一緒です。
【课程背景】
自从去年年初人社部明确了有关电子劳动合同的问题后，苏州工业园区制定发布全国首个电子劳动合同标准。今年5月13日，深圳市人力资源和社会保障局与深圳市劳动人事争议仲裁委员会联合发布《深圳市电子劳动合同争议处理规则（试行）》。其他各个地方，也都有对电子劳动合同的一些举措。
随着信息化时代的到来，人们的生活越来越信息化、数字化。电子证据给传统证据制度带来了很多挑战。电子证据具有一些特殊的属性，如不易固定性、依赖性、形式多样性、客观真实性以及高科技性。此次分享，我们将通过分析电子证据取证存在的风险，对电子证据收集过程中提出相应的建议，针对目前工作中面临的困惑加强和提高日常工作中对电子证据取证问题的认识和重视，建立和完善电子证据取证体系, 确保今后工作的顺利开展。
【课程收益】
1、了解网络时代的劳动关系现状
2、掌握入职、考核、辞职等电子材料的效力及保留技巧
3、了解日常管理中员工隐私保护的处理方法
【内容】
一、证据及其“三性”
二、民事诉讼新的证据规则以及《民法典》对电子证据的有关规定
三、员工关系管理常涉电子材料的效力及证据保留技巧
1、入职电子资料的效力及固定保留
2、电子考勤记录的效力及固定保留
3、工作安排时电子邮件的效力及固定保留
4、绩效考核电子化的材料管理
5、违纪员工处理过程中常见电子材料
6、电子辞职报告的效力及处理技巧
6、办公室装监控、电脑装抓屏软件等行为是否违反隐私权保护规定？
四、网络时代的隐私管理
1、入职获取授权
2、日常监管的注意事项
3、具体个案处理时的技巧
五、员工自媒体言论管理
