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4月27日《社内外ビジネスメール等の日本語文書表現》開催のご報告
2021年4月27日（火）、中智日本企業倶楽部智櫻会『社内外ビジネスメール等の日本語文書表現』会員交流会を成功裏に開催しました。この講座は、当倶楽部のビジネス日本語研修の総第16期となります。ビジネス日本語研修シリーズはスタートから2年、日系会員企業に対し日本語学習への興味と日本語会話能力を向上させるためのプラットフォームを提供しており、回を重ねるごとに参加者が増えてきています。
今回の交流会には、五十鈴汽車工程柴油機、旭化成、川田機械、バンドー、ミズノ、イオントップバリュ、マタイ貿易、IAI、川辺、キヤノン（中国）上海、日本航空上海支店、三井繊維物資貿易、瑞穂信息系統、三井化学功能複合塑料、東材国際貿易、三菱ロジスネクスト、三菱電機（中国）上海、インターリスク管理、ライトワークス等の会員企業から、管理部及び事業部門責任者の皆様にご参加いただきました。
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交流会の開催に先立ち、中智日本企業倶楽部智櫻会高級諮詢顧問の邹莉から、今回の交流会の開催趣旨について説明しました。日系企業内における日本の顧客との業務連絡や、社内の日本人管理層又は日本本社との連絡が必要な職位においては、正しい日本語でビジネスメールを書けることが非常に重要です。そのためには、私たちは優れた文章表現能力とロジカルな思考能力を備え、日本のビジネスマナーを理解する必要があります。この講座では、場面に応じた日本語の文章表現や正式な日本語メール等のビジネス文書の書き方を学びます。この講座を通して、会員の皆様の文章表現能力が高まり、業務の推進や社内のコミュニケーションがより円滑になれば幸いです。
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交流会では、中智日本企業倶楽部智櫻会特約講師の王建明先生が講師を努めました。
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はじめに、王先生はビジネス文書の書き方と基本マナーについて解説しました。その中で、文章を書く際、まず目的をはっきりとさせ、情報を正しく伝え、内容を記録し保存しなければならないと指摘しました。さらに、文書は社内向けと社外向けに分けられ、作成の目的や言葉遣いが異なると述べました。社内文書は主に、指示・連絡・報告などに使われ、必要な情報が、迅速、正確、簡潔に伝達することが求められると指摘しました。社外文書の表現については、会社を代表する文書であるため、敬語やマナー表現をより重視すべきであり、これにより相手との信頼関係を築くことができると述べました。
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続いて、王先生はビジネスメールの書き方を詳しく解説しました。ビジネスメールは、挨拶、名乗り、本題前の前書き、正式な用件及び署名で構成されていると述べ、メールの件名はひと目でわかるように書かなければならないと指摘し、受講生が理解しやすいように、お礼メール、依頼メール、お詫びメール及び催促メールなどに分けて具体的な書き方とポイントを解説しました。
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その後、王先生はビジネスメールを書く際の注意点を説明しました。例えば、正しい敬語の使用について、相手や状況により尊敬語、謙譲語等を使い分けなければならないと述べました。また、メールを書いた後、5W3Hで抜けや漏れがないか確認すること、メールは視覚が大切で、一文書に一用件とすると、ひとつの用件の印象が薄くならないと指摘しました。交流会の最後に、受講生はビジネスメールを書く際の悩みについて先生や他の受講生たちと交流し、盛況のうちに終了しました。
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3時間を超える交流会を経て、王先生は理論と実践から、実際の業務における事例を合わせてビジネス日本語メールと文書表現のポイントを詳しく解説しました。今回の学習と交流を通して、自分の文書表表現において改善が必要な点を明確に認識することができました。参加者の皆様からは、学んだことを生かし、正しいメールを書く事から始め、文書の表現能力を高めたいとの感想が寄せられました。
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中智企業倶楽部はこれまで通り会員の皆様のニーズにあったサービスを提供してまいります。どんな形であれ、私たちはずっと一緒です。皆様からのサービスに対するご意見、ご感想を歓迎致します。皆様からの引き続きのご注目とご参加をお待ちしております！
【课程背景】
日系企業内における日本の顧客との業務連絡や、社内の日本人管理層又は日本本社との連絡が必要な職位においては、正しい日本語でビジネスメールを書けることが非常に重要です。そのためには、私たちは優れた文章表現能力とロジカルな思考能力を備え、日本のビジネスマナーを理解する必要があります。
今回の日本語能力底上げシリーズでは「社内外のメール対応等におけるビジネス日本語の文章表現」をテーマとして特別に企画しました。この講座では、場面に応じた日本語の文章表現や正式な日本語メール等のビジネス文書の書き方を学びます。この講座を通して、会員の皆様の文章表現能力が高まり、業務の推進や社内のコミュニケーションがより円滑になれば幸いです。
【内容】
1. ビジネスメールのマナー
2. ビジネスメールを送る際の注意点
3. ビジネスメールの基本的な書き方
