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4月20日《ビジネス文書の基本とメールの書き方》開催のご報告
2023年4月20日（木）、中智日本企業倶楽部智櫻会総第274回《ビジネス文書の基本とメールの書き方》会員交流会をオンライン（ライブ配信）とオフライン（対面授業）のハイブリッド方式により、中智研修室で成功裏に開催しました。
今回の交流会には、旭化成、三井繊維物資貿易、中菱国際貿易、中村精密、ミズノ、マタイ貿易、アルプス、キオクシア、出光電子材料、IAI商貿、愛科昇振動機械、コニカミノルタ、エア・ウォーター国際貿易、伊藤忠繊維貿易、日清オイリオ等の会員企業から、各業務部責任者の皆さまにご参加いただきました。そのほか、広州と青島の会員企業の皆さまもオンラインでご参加いただきました。
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交流会の開催に先立ち、中智日本企業倶楽部智櫻会高級顧客経理の陳亮から今回の交流会の趣旨について説明しました。日系企業では、日本の顧客との連絡、社内の日本人管理者や本社との連絡が必要な職位にとって、日本語のビジネスメールを正しく書けることは非常に重要です。今回のビジネス日本語能力底上げ講座シリーズでは、様々なシーンでの正しいビジネス日本語文書やメール等のルールや書き方を学びます。この講座を通して、会員の皆さまが文書表現能力を高め、業務の推進や社内のスムーズなコミュニケーションのお役に立てれば幸いです。
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今回の交流会は、中智日企倶楽部智櫻会特別講師の王建明先生が講師を務めました。
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交流会の冒頭、王先生はビジネス文書の書式と基本マナーを紹介しました。その中で、日本語文書は社内向けと社外向けの二つに分類でき、作成の目的と言葉の表現が異なると指摘しました。そして社内向けの文書表現は、主に「指示、連絡及び報告」であり、正確、簡潔、迅速であることが求められる。それに対し社外向けの文書は、会社の立場から出す正式な文書であり、敬語の使い方やマナー表現により注意しなければならず、先方との信頼関係を維持するという目的を実現する必要があると指摘しました。続いて、王先生はビジネスメール書き方を具体的に解説し、一通のビジネスメールには、あいさつ、名乗り、結びの文章、本題と署名が含まれると述べました。
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その後、王先生は皆さんのために、「対象による尊敬語や謙譲語を使い分ける」「メール作成後、内容に5Ｗ1Ｈで抜けや漏れがないかを確認する」「メールを明確に分類し、一文書に一用件を原則とする」「一つの案件はなるべくA4１～２枚以内におさめて閲覧の効率を高める」などのビジネスメールを作成する際の注意点を整理しました。最後に、会員の皆さまがより直感的に理解できるよう、王先生はお礼メール、依頼メール、謝罪メール及び催促メールに分けて文例を解説しました。
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三時間を超える授業の中で、王先生は理論と実践から始まり、業務中の事例と結びつけ皆さまにビジネス日本語メールや文書の要点を解説しました。今回の学習と交流を通して、会員の皆さまは自分の文書表現の改善点を深く認識することができました。本日学習した内容を活用し、正しいメールを書くことから、徐々に文書表現能力を改善できれば幸いです。
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2023年も、中智企業倶楽部はこれまで同様、会員の皆さまのニーズにマッチしたサービスを提供し、専門的な知識と質の高いサービスで皆さまの業務をサポートしてまいります。どの様な形であれ、私たちはずっと一緒にいます。皆さまからのサービスに対するご意見やご提案を歓迎いたします。引き続き、皆さまのご注目とご参加を期待しています！
